¿Por qué muchas de las firmas y departamentos legales están implantando la gerencia de proyectos legales, mejor conocida en inglés como legal project management (LPM), en la ejecución de sus servicios?
La planificación permite establecer una guía estructurada para el logro de los alcances establecidos. Es por esto que avalamos la aplicación de la gerencia de proyectos a asuntos legales, ya que se proveen herramientas que permiten aplicar una metodología estratégica y organizativa alineada a realizar un mejor uso del tiempo y los recursos, tanto profesionales como económicos. Esto, a su vez, logra cumplir con las responsabilidades del profesional de derecho, así como con los intereses de las personas a las que se atienden, en términos de diligencia, comunicación y costos. El conocimiento legal se une con el aspecto gerencial para ofrecer un servicio eficiente y de calidad.
Tradicionalmente la gerencia de proyectos era utilizada en profesiones como la ingeniería civil y la milicia, sin embargo, ha evolucionado para ser una disciplina en sí misma que provee una diversidad de herramientas sumamente útiles para cualquier profesión, entre ellas el Derecho.
La práctica legal ha evolucionado. Vemos como el profesional del Derecho se ha integrado a la banca, los seguros, el turismo, los hospitales, las telecomunicaciones, las organizaciones sin fines de lucro, entre otras. Ante la multiplicidad de disposiciones legales que reglamentan las industrias antes mencionadas, se ha recurrido a la creación de departamentos o la contratación de firmas legales para encargarse del aspecto de cumplimiento legal y regulatorio, así como del manejo de aspectos legales en los diversos proyectos de la compañía.
Ante esta realidad, el profesional de Derecho está ante la atención de diversos proyectos simultáneamente, los cuales conllevan la ejecución de tareas a través de un personal al que hay que monitorear para cumplir con el alcance de los proyectos y las fechas determinadas. Un ejemplo de esto es cuando una compañía decide incorporar nuevos servicios, incorporar afiliadas o añadir suplidores a su operación. Esto requiere recursos humanos y económicos, verificación de regulaciones aplicables, colaboración entre departamentos tales como el de recursos humanos y el de finanzas y el desarrollo de nuevas políticas. En el caso de organizaciones, el cliente puede ser un comité ejecutivo que decidió incorporar servicios o afiliadas.
La gerencia de proyectos legales facilita establecer un plan que incorpore tanto las tareas requeridas como los recursos, manejar riesgos y expectativas de calidad de la empresa y colaboradores, establecer entregables y fechas, y al final lograr la meta, medir el éxito del proyecto y hacer una reflexión de lecciones aprendidas que servirán para estandarizar futuros proyectos similares. Por medio de las cuatro fases de la metodología de la gerencia de proyectos legales, según establece el Instituto Internacional de Gerencia de Proyectos Legales – Definición, Planificación, Entrega y Cierre– se logra el manejo efectivo de los proyectos.
En la fase de definición se determinará qué constituye el proyecto como tal: propósito, alcance, objetivos, supuestos y restricciones. En la de planificación se establecerán las tareas que guiarán la ejecución del proyecto, los recursos necesarios, los posibles riesgos. Durante la ejecución es importante la inclusión de sesiones en la que los recursos comunican las tareas completadas, las que están en proceso y las dificultades encontradas, para manejarlas de manera que minimicen el impacto de las fechas de los entregables y el presupuesto. Finalmente en la fase de entrega se da la aceptación del cliente al completar todos los entregables y finalizar el proyecto Finalmente, durante el cierre se realiza una reflexión de cómo se llevó a cabo el proyecto y se hace un análisis crítico de los factores que afectaron positiva o negativamente su ejecución para establecer qué tareas, actividades o procesos se deben mantener, mejorar o eliminar para futura planificación de proyectos similares.